TEILNAHMEBEDINGUNGEN.

Alles, was Sie rund um Ihre Teilnahme am Austrian Event Award wissen müssen. Eine Antwort auf Ihre Fragen zum Award, zur Einreichung und zum gesamten Ablauf finden Sie mit Sicherheit in unseren FAQs.

TEILNAHMEBEDINGUNGEN 2020.

1.

Die Einreichungen müssen von 1. September bis 31. Dezember 2020 über unser Einreichtool auf www.austrianeventaward.at vorgenommen werden.

2.
Fragen bezüglich Anmeldungen, Einreichungen oder der Verleihung ersuchen wir schriftlich an Silke Springer unter springer@eventwerkstatt.at oder an office@eventwerkstatt.at zu senden.
3.
Teilnahmeberechtigt sind österreichische Firmen, Agenturen oder Einzelpersonen, die Events organisieren, egal ob der Event im Inland oder Ausland stattgefunden hat. Es können auch Projekte ausländischer Agenturen oder Unternehmen eingereicht werden, wenn der Event in Österreich stattgefunden hat.
4.

Der Geltungszeitraum für die beim „Austrian Event Award 2020″ eingereichten Veranstaltungen/ Projekte beginnt mit 1.1.2019 und endet mit 31.12.2020.

5.
Events, die wiederholt stattfinden und in ähnlicher Form in den Vorjahren schon einmal gewonnen haben, kann man für das aktuelle Jahr nur dann einreichen, wenn das Konzept einem Relaunch unterzogen wurde.
Wichtig dabei ist, dass in der Einreichung folgende Punkte besonders herausgearbeitet werden: „Was ist in diesem Jahr neu?“, ,„Wie wurde das Event weiterentwickelt?“ etc.
Diese Punkte werden in der Jurierung bei wiederholt durchgeführten Events besonders berücksichtigt.
Gleiches gilt beim Sonderpreis Best Event-Locations. Preisträgerlocations müssen Neuerungen aufzeigen.
6.

Die für die Jury-Bewertung notwendigen Informationen sind ordnungsgemäß und in korrekter Angabe im Einreichtool einzugeben.

Ihre Kurzbeschreibung wird zur Vorstellung Ihres Projektes im Falle einer Nominierung herangezogen und darf auch auf der Facebook-Seite der EVENTWERKSTATT gepostet werden.
Für die Jury-Bewertung ist es verpflichtend, entweder ein Kurzvideo oder eine animierte Fotostrecke nach vorgegebener Qualität/Größe/Länge einzureichen (Ausnahme: Sonderpreis „Eventsicherheit“):

VIDEO oder ANIMIERTE FOTOSTRECKE
1) MAXIMALE Dauer von 1 Minute
2) Mind. 16:9, FULL HD 1920 x 1080
3) Gewünschter Codec: mp4, H.264
4) Ohne Sprechertexte und O-Töne (Hintergrundmusik erlaubt) – keine Interviewszenarien!
5) Einfügen eines validen Downloadlinks in das Einreichformular
6) Bitte Copyright sämtlicher Bilder in die Fotostrecke einarbeiten!

Werden die Kriterien missachtet, können die Videos nicht berücksichtigt werden und müssen von der einreichenden Agentur nochmals überarbeitet werden!

Wird das eingereichte Projekt nominiert, wird das Videomaterial bei der Verleihung auf der Bühne zugespielt. Bei allen Videos wird die Tonspur mit einem entsprechenden Text durch einen neutralen Sprecher ersetzt (keine Zusatzkosten). Die Bildrechte müssen beim Einreicher liegen, der auch zur Gänze dafür haftet, sollte eine Copyright-Verletzung vorliegen.

7.

Der Einreicher nimmt verbindlich am Austrian Event Award teil. Mit Einreichung des Projekts stehen sämtliche Projektbestandteile, insbesondere Beschreibung des Projekts, animierte Fotostrecke, Videos etc. dem Veranstalter, der EVENTWERKSTATT, Ilk & Partner KG, zu jedweder Veröffentlichung zur Verfügung. Der Einreicher räumt der EVENTWERKSTATT, Ilk & Partner KG als Veranstalter eine übertragbare Werknutzungsbewilligung für alle derzeit bekannten und künftig geschaffenen Nutzungsarten, also insbesondere auch die Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte sowie die Bearbeitungsrechte, zeitlich und örtlich unbegrenzt bereits im Moment der Einreichung des gegenständlichen Projektes unentgeltlich ein.

8.

Für jedes angelegte Projekt ist ein Anmeldebeitrag in Höhe von EUR 350,00 + 20% MwSt. sofort nach Vorschreibung zu entrichten. Über diesen Betrag bekommen Sie 14 Tage nach Anlegen eines Projekts in Ihrem Account unter „Neue Einreichung“ eine Rechnung zugesandt. Das reine Anlegen eines Accounts verpflichtet noch nicht zur Zahlung. Beginnend mit dem dritten angelegten Projekt verringert sich die Anmeldegebühr auf EUR 250,00 + 20% MwSt.
Wenn Sie bereits bis 30. September 2020 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 330,00 + 20% MwSt. an bzw. beginnend mit der dritten Einreichung bezahlen Sie EUR 230,00 + 20% MwSt. pro Einreichung.
Die Anmeldung gilt als verbindlich. Eine Stornierung der Anmeldung oder eine für die Jurysitzung zu späte Abgabe der Einreichunterlagen führt zu keiner Stornierung oder Rückerstattung des Anmeldebeitrages, da ansonsten eine fixe Budgetierung des Verleihungsabends nicht möglich ist.

9.
Alle von der Jury nominierten Einreichungen (je Kategorie bis zu 3 Preisträger) werden veröffentlicht. Mit der Einreichung erteilt jeder Einreicher der EVENTWERKSTATT, Ilk & Partner KG die Berechtigung zur Veröffentlichung dieser Unterlagen.
10.
Die Wortbildmarke und das Pokalfoto des „Austrian Event Awards“ dürfen ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters von Einreichern nicht in deren Drucksorten und Werbungen verwendet werden.
Das Anführen von Aussagen wie z.B. „Preisträger des Austrian Event Awards 2020″, „Gold beim Austrian Event Award 2020″ oder „Gewinner des Austrian Event Awards 2020″ sind selbstverständlich zulässig und dienen der Eigenwerbung des Einreichers.
Die Jahreszahl ist jedoch jeweils anzuführen. Einreicher, die dies in ihrer Kommunikation nicht berücksichtigen, können vom Veranstalter für Einreichungen in den folgenden Jahren ausgeschlossen werden.

NOCH FRAGEN?

Die Antworten auf alle wichtigen Fragen gibt es hier:

FAQs.

Wer ist der Einreicher bzw. sollte es sein?
Der Einreicher ist für uns die einzige Ansprechperson für die Einreichung und kann sowohl entweder aus dem Team des Eventorganisators oder des Auftraggebers sein. Er/Sie ist die Schnittstelle zwischen uns und allen Beteiligten der Einreichung. Der Einreicher (dessen Firma) erhält alle anfallenden Rechnungen zugeschickt.
Wer zählt als Partneragentur?
Die Partneragentur oder -firma arbeitete bei dem Projekt mit der Einreicher-Agentur zusammen und ist auch an der erfolgreichen Umsetzung des Events beteiligt gewesen. Es liegt in der Entscheidung und Verantwortung der einreichenden Agentur, ob eine Partnerfirma angegeben wird.
Ich habe ein Video vom Event, aber es ist zu lang / hat Interviewszenen / hat Off-Stimmen / Hintergrundmusik?

Das entspricht natürlich nicht ganz unseren Teilnahmebedingungen – wir bieten Ihnen aber an, auf Grund von Zeit- und Kostenfaktoren das Video im ersten Juryprozess so zu lassen, wie es ist. Sollte es zu lange sein, können wir aber nicht garantieren, dass sich die Jury das Video zur Gänze ansieht. Wird Ihr Projekt nach der Jurysitzung nominiert, dann bitten wir Sie das Video auf die nötige Länge zu bringen bzw. Interviewszenen oder Off-Töne zu entfernen.

Wer soll die Ansprechperson meines Projektes sein?
Als Ansprechperson benötigen wir bitte einen Kontakt, der über das Projekt Bescheid weiß und für unsere Anliegen erreichbar ist. Die Ansprechperson wird über eine Nominierung informiert, überprüft die richtige Schreibweise des Projektes, schickt uns die Personenliste für die Bühne usw.
Was versteht man unter Arbeitstitel/Eventtitel?
Der Arbeitstitel/Eventtitel ist der Name des Projektes bzw. Eventmotto, z.B. „Pioneers Festival 2012“, „Coca-Cola Weihnachtstruck Tour 2011“,…

Dieser Titel wird im Falle einer Nominierung auch auf die Urkunden gedruckt, erscheint im Zuspieler auf der Leinwand usw. Daher ist es wichtig, dass dieser auch stimmt und nach der Einreichung nicht mehr geändert wird.

Was ist bei einer Best Supplier Einreichung zu beachten?
Ein einreichender Supplier bestätigt mit seiner Teilnahme, dass der Auftraggeber (Eventagentur oder Unternehmen) der Einreichung zustimmt. Dies ist im Online-Einreichverfahren mittels Uploads einer Bestätigung nachzuweisen. Liegt die Zustimmung nicht vor, muss die Einreichung zurückgezogen werden.
Wird der Award für die Best Supplier Performance und der Best Event-Location auch in Gold vergeben?
Dieser Pokal wird in der Sonderfarbe Weiß vergeben, da es sich nicht um ein Event-Gesamtprojekt, sondern um eine Teilleistung handelt.
Was kostet die Einreichung?

Pro Projekt fallen Einreichgebühren in der Höhe von 350 € exkl. MwSt. an. Ab dem dritten angelegten Projekt zahlen Sie 250 € exkl. MwSt. für jede weitere Einreichung. 

Wenn Sie bereits bis 30. September 2020 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 330,00 + 20% MwSt. an bzw. beginnend mit der dritten Einreichung bezahlen Sie EUR 230,00 + 20% MwSt. pro Einreichung.

Die Verrechnung erfolgt innerhalb 14 Tage nach dem Anlegen eines Projektes in Ihrem Account unter „Neue Einreichung“. Das reine Anlegen eines Accounts verpflichtet Sie noch nicht zur Zahlung.

Wann werde ich über eine PLATZIERUNG informiert?

Wir haben über die Nominierungen am 2. März 2021 in Form eines Online-Events informiert. Ob Sie Preisträger sind, erfahren Sie erst direkt am Verleihungsabend am 30. Juni 2021.

Wie viele Karten erhalte ich als NOMINIERTER kostenlos?

Da sich der Austrian Event Award nur aus Sponsorgeldern finanziert, bitten wir um Verständnis, dass wir weder Einreichern noch Nominierten kostenlose Eintrittskarten zur Verfügung stellen können. Wir haben jedoch auch heuer wieder vergünstigte Tickets für alle Nominierte (Eventorganisator, Auftraggeber, Partneragentur).

Was ist mit „Bühnengäste“ gemeint?

Wir bitten im Laufe des Verleihungsabends alle Preisträger auf die Bühne. Pro Projekt sind wegen der COVID-19-Beschränkungen nur 2 „Bühnengäste“ erlaubt, welche sich aus den im Ticketverkauf erworbenen Tickets ergeben. Dies ist zwingend einzuhalten. Die eventuellen „Bühnengäste“ kommen natürlich nur bei einer Auszeichnung zum Einsatz.

Wo und wann erhalte ich mein Siegerfoto?
Am Tag nach der Verleihung stehen alle Bilder auf unserer Website zum Download zur Verfügung.
Wer ist der Eventorganisator?
Als Eventorganisator verstehen wir jene Firma/Agentur, die den Event ausgerichtet und die Dienstleister koordiniert hat. Es kann sowohl die Firma selbst sein oder die dafür arbeitende Agentur.
Wer ist der Eventorganisator und Auftraggeber, wenn nur ich als Firma damit beschäftigt war?
Dann tragen Sie bitte bei Einreicher und Auftraggeber Ihre Firma ein. Sie stehen uns dann als Kontakt zur Verfügung und erhalten auch alle anfallenden Rechnung von uns zugeschickt.
Warum ist es so wichtig, dass mein Video keine Interviewszenen oder Off-Töne hat?
Das Video hilft einerseits der Jury als erster Eindruck zur Bewertung, wird jedoch andrerseits auch bereits als Grundlage für den Verleihungsabend herangezogen, sollten Sie letztlich Preisträger sein. Das Video wird für den Verleihungsabend mit dem Jurystatement (Begründung der Jury zur Platzierung) im Off hinterlegt und dient somit der Präsentation Ihrer Platzierung. Aus diesem Grund sind Interviewszenen unbrauchbar – wir würden lieber Ihr Projekt zeigen als Personen ohne zu hörende Stimmen.
Ich bin mir nicht sicher, in welche Kategorie meine Veranstaltung gehört. Was ist, wenn ich in der falschen Kategorie eingereicht habe?
Gerne können Sie mit den wichtigsten Eckdaten (Event, Ziel, Zielgruppe) an uns herantreten und wir helfen Ihnen weiter. Sollten Sie es in einer „falschen“ Kategorie einreichen, hat die Jury das Recht, Ihr Projekt bei der Jurysitzung in eine andere Kategorie umzuordnen. Dann wird Ihr Projekt wie jedes andere Projekt in dieser neuen Kategorie behandelt und bewertet. Eine falsche Einordnung hat somit keine Konsequenzen für Sie. Eine doppelte Einreichung desselben Events in mehreren regulären Kategorien ist nicht erlaubt – mit Ausnahme einer zweiten Einreichung für einen Sonderpreis.
Wie wird der Sonderpreis Best Supplier Performance bewertet?
Die drei Bewertungskriterien sind: Inhalt/Strategie, Umsetzung/Zielerfüllung und Gesamteindruck.
Kann ein Supplier seine Teilleistung einreichen, wenn auch das Gesamtevent eingereicht wurde?
Sollte ein Event als Gesamtevent in einer Kategorie eingereicht werden, kann ein Supplier (mit Zustimmung des Auftraggebers) unabhängig davon auch seine Teilleistung zum Sonderpreis einreichen. Es kann sowohl der Gesamtevent als auch die Teilleistung gewinnen, das schließt sich gegenseitig nicht aus.
In welchem Zeitraum kann ich mein Projekt einreichen?

Die Einreichung war von 1. September bis 31. Dezember 2020 per Einreichtool möglich.

Wann muss mein Event stattgefunden haben, damit ich es zum Austrian Event Award einreichen kann?

Alle Projekte, die von 1.1.2019 bis 31.12.2020 stattgefunden haben, konnten für den Austrian Event Award 2020 eingereicht werden.

Wann stehen die Nominierten fest?

Die Nominierten in den Kategorien & Sonderpreisen wurden online am 2. März 2021 in Form einer Shortlist bekannt gegeben. Wir verraten jedoch bis zur Preisverleihung am 30. Juni 2021 nicht, welches Projekt tatsächlich einen Pokal gewonnen hat (Gold, Silber oder Bronze für die Kategorien – Weiß für die Sonderpreise). Wir bitten daher um Verständnis, dass wir auch auf Nachfragen keine Auskunft geben.

Wie viele Pokale und Urkunden erhalte ich bei der Preisverleihung?

Die drei Preisträger in einer Kategorie erhalten je einen Pokal in Gold, Silber oder Bronze, der Preisträger eines Sonderpreises einen Pokal in Weiß. Die Anzahl der im Falle einer Auszeichnung gewünschten Urkunden wird im Vorfeld bei allen Nominierten abgefragt (max. 4 Stück). Nominierte, die letztlich keine Preisträger sind, erhalten eine Urkunde über ihre Nominierung.

Sie können aber nach der Verleihung Pokale kostenpflichtig nachbestellen.

WIE IST DER ABLAUF BEI DER PREISVERLEIHUNG, WENN ICH NOMINIERTER BIN?

Über den exakten Ablauf informieren wir Sie rechtzeitig vor der Preisverleihung per Mail. Aufgrund von COVID-19 wird der Ablauf etwas anders aussehen als die Vorjahre – die Voraussetzungen für einen sicheren Besuch der Award Show finden Sie hier.

17:30 Uhr Einlass (bitte halten Sie Ihren 3G-Nachweis, Ihr Ticket & Ihren Ausweis bereit)
19:00 Uhr Beginn Award Show
21:00 Uhr Ausklang mit serviertem Dinner
23:30 Uhr Offizielles Ende 

Die Verleihung und das Gala Dinner finden in verschiedenen Räumen statt. Es herrscht jeweils freie Platzwahl, die Sitzplatzkärtchen sind vor der Verleihung und auch wieder vor dem Dinner verpflichtend auszufüllen und werden immer vor Beginn von den Hostessen abgesammelt. Ein Wechsel des Sitzplatzes während der Verleihung/des Dinners ist nicht gestattet.

Es sind nur 2 Bühnengäste im Falle eines Preises gestattet – ebenso nur 2 Vertreter des jeweiligen Preisträgerprojekts für das Foto vor der Pressewand. Dies ist bitte verpflichtend einzuhalten – wir danken für Ihr Verständnis!

Wann startet der Ticketverkauf?

Der Ticketverkauf für das Restkartenkontingent ist nun ab 22. Juni 2021 18:00 Uhr für alle geöffnet.

SIND JETZT NOCH FRAGEN OFFEN?

Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.

Silke Springer
springer@eventwerkstatt.at
+43 676 50 77 603

Matthias Fierlinger
fierlinger@eventwerkstatt.at
+43 732 78 11 74 – 20

 

Wir bedanken uns

für die zahlreichen Einreichungen.

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