TEILNAHMEBEDINGUNGEN.

Alles, was Sie rund um Ihre Teilnahme am Austrian Event Award wissen müssen. Eine Antwort auf Ihre Fragen zum Award, zur Einreichung und zum gesamten Ablauf finden Sie mit Sicherheit in unseren FAQs.

COUNTDOWN BIS ZUM VERLEIHUNGSABEND

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FAQs.

Wer ist der Einreicher bzw. sollte es sein?
Der Einreicher ist für uns die einzige Ansprechperson für die Einreichung und kann sowohl entweder aus dem Team des Eventorganisators oder des Auftraggebers sein. Er/Sie ist die Schnittstelle zwischen uns und allen Beteiligten der Einreichung. Der Einreicher (dessen Firma) erhält alle anfallenden Rechnungen zugeschickt!
Wer zählt als Partneragentur?
Die Partneragentur oder -firma arbeitete bei dem Projekt mit der Einreicher-Agentur zusammen und ist auch an der erfolgreichen Umsetzung des Events beteiligt gewesen. Es liegt in der Entscheidung und Verantwortung der einreichenden Agentur, ob eine Partnerfirma angegeben wird.
Ich habe ein Video vom Event, aber es ist zu lang / hat Interviewszenen / hat Off-Stimmen / Hintergrundmusik?

Das entspricht natürlich nicht ganz unseren Teilnahmebedingungen – wir bieten Ihnen aber an, auf Grund von Zeit- und Kostenfaktoren das Video im ersten Juryprozess so zu lassen, wie es ist. Sollte es zu lange sein, können wir aber nicht garantieren, dass sich die Jury das Video zur Gänze ansieht. Wird Ihr Projekt als Preisträger nach der Jurysitzung erkoren, dann bitten wir Sie das Video auf die nötige Länge zu bringen bzw. Interviewszenen oder Off-Töne zu entfernen.

Wer soll die Ansprechperson meines Projektes sein?

Als Ansprechperson benötigen wir bitte einen Kontakt, der über das Projekt Bescheid weiß und für unsere Anliegen erreichbar ist. Die Ansprechperson wird über eine Nominierung informiert, überprüft die richtige Schreibweise des Projektes, schickt uns die Personenliste für die Bühne usw.

Was versteht man unter Arbeitstitel/Eventtitel?

Der Arbeitstitel/Eventtitel ist der Name des Projektes bzw. Eventmotto, z.B. „Pioneers Festival 2012“, „Coca-Cola Weihnachtstruck Tour 2011“,…

Dieser Titel wird im Falle einer Nominierung auch auf die Urkunden gedruckt, erscheint im Zuspieler auf der Leinwand usw. Daher ist es wichtig, dass dieser auch stimmt und nicht mehr geändert wird nach der Einreichung.

Was ist bei einer Best Supplier Einreichung zu beachten?

Ein einreichender Supplier bestätigt mit seiner Teilnahme, dass der Auftraggeber (Eventagentur oder Unternehmen) der Einreichung zustimmt. Dies ist im Online-Einreichverfahren mittels Uploads einer Bestätigung nachzuweisen. Liegt die Zustimmung nicht vor, muss die Einreichung zurückgezogen werden.

Wird der Award für die Best Supplier Performance und der Best Event-Location auch in Gold vergeben?
Dieser Pokal wird in der Sonderfarbe Weiß vergeben, da es sich nicht um ein Event-Gesamtprojekt, sondern um eine Teilleistung handelt.
Was kostet die Einreichung?

Pro Projekt fallen Einreichgebühren in der Höhe von 350 € exkl. MwSt. an. Ab dem dritten eingereichten Projekt zahlen Sie 230 € exkl. MwSt.für jede weitere Einreichung. Die Verrechnung erfolgt nach dem Speichern eines Projektes (muss noch nicht abgeschlossen sein)! Das reine Anlegen eines Accounts verpflichtet Sie noch nicht zur Zahlung.

Wann werde ich über eine Platzierung informiert?

Wir informieren die Nominierten am Tag nach der Jurysitzung, ob Sie Preisträger sind erfahren Sie am Verleihungsabend.

Wie viele Karten erhalte ich als NOMINIERTER kostenlos?

Da sich der Austrian Event Award nur aus Sponsorgeldern finanziert, bitten wir um Verständnis, dass wir weder Einreichern noch Nominierten kostenlose Eintrittskarten zur Verfügung stellen können. Wir haben jedoch vergünstigte Tickets für alle Einreicher (Eventorganisator, Auftraggeber, Partneragentur).

Was ist mit „Bühnengäste“ gemeint?

Wir bitten im Laufe des Verleihungsabends alle Preisträger auf die Bühne. Pro Projekt sind 3 „Bühnengäste“ erlaubt. 1 Person des Eventorganisators, 1 Person des Auftraggebers und ggf. 1 Person der Partneragentur. Sollten Sie keine Partneragentur haben, dann können Sie selbstverständlich nur zu zweit auf die Bühne kommen. Dies ist zwingend einzuhalten, da sowohl die Bühne als auch die Siegertreppe auch nur auf diese Personenzahl ausgerichtet sind.

Wo und wann erhalte ich mein Siegerfoto?
Am Tag nach der Verleihung stehen alle Bilder auf unserer Website zum Download zur Verfügung.
Wer ist der Eventorganisator?
Als Eventorganisator verstehen wir jene Firma/Agentur, die den Event ausgerichtet und die Dienstleister koordiniert hat. Es kann sowohl die Firma selbst sein oder die dafür arbeitende Agentur.
Wer ist der Eventorganisator und Auftraggeber, wenn nur ich als Firma damit beschäftigt war?
Dann tragen Sie bitte bei Einreicher und Auftraggeber Ihre Firma ein. Sie stehen uns dann als Kontakt zur Verfügung und erhalten auch alle anfallenden Rechnung von uns zugeschickt
Warum ist es so wichtig, dass mein Video keine Interviewszenen oder Off-Töne hat?

Das Video dient einerseits der Jury als ersten Eindruck zur Bewertung – daher ist das an sich hier noch ok. Werden Sie Preisträger, dann wird das Video am Verleihungsabend zur Präsentation Ihrer Platzierung herangezogen und mit dem Jurystatement (Begründung der Jury zur Platzierung) im Off hinterlegt. Daher sind Interviewszenen unbrauchbar – wir würden lieber Ihr Projekt zeigen als Personen ohne zuhörende Stimmen.

Ich bin mir nicht sicher, in welche Kategorie meine Veranstaltung gehört. Was ist, wenn ich in der falschen Kategorie eingereicht habe?
Gerne können Sie mit den wichtigsten Eckdaten (Event, Ziel, Zielgruppe) an uns herantreten und wir helfen Ihnen weiter. Sollten Sie es in einer „falschen“ Kategorie einreichen, hat die Jury das Recht Ihr Projekt bei der Jurysitzung in eine andere Kategorie umzuordnen. Dann wird Ihr Projekt wie jedes andere Projekt in der Kategorie behandelt und bewertet. Eine falsche Einordnung hat somit keine Konsequenzen für Sie!
Wie wird der Sonderpreis Best Supplier Performance bewertet?
Die drei Bewertungskriterien sind: Inhalt/Strategie, Umsetzung/Zielerfüllung und Gesamteindruck.
Kann ein Supplier seine Teilleistung einreichen, wenn auch das Gesamtevent eingereicht wurde?
Sollte ein Event als Gesamtevent in einer Kategorie eingereicht werden, kann ein Supplier (mit Zustimmung des Auftraggebers) unabhängig davon auch seine Teilleistung zum Sonderpreis einreichen. Es kann sowohl der Gesamtevent als auch die Teilleistung gewinnen, das schließt sich gegenseitig nicht aus.
In welchem Zeitraum kann ich mein Projekt einreichen?

Das Einreichungstool ist von Juni bis Ende September für Sie geöffnet.

Wann muss mein Event stattgefunden haben, damit ich es zum Austrian Event Award einreichen kann?

Für den Austrian Event Award 2019 muss Ihr Event zwischen dem 01.01.2018 und 31.08.2019 stattgefunden haben.

Wann stehen die Nominierten fest?

Die Nominierten in den Kategorien werden bei der Jurysitzung (Anfang Oktober) definiert und im Anschluss bekannt gegeben. Wir verraten jedoch bis zur Preisverleihung nicht, welches Projekt tatsächlich einen Pokal gewonnen hat (Gold, Silber oder Bronze). Wir bitten daher um Verständnis, dass wir auch auf Nachfragen keine Auskunft geben.

Wie viele Pokale und Urkunden erhalte ich bei der Preisverleihung?
Die drei Preisträger in einer Kategorie erhalten je einen Pokal. Die Urkunden werden nach der Anzahl der auf die Bühne kommenden Firmen produziert (max. 4 Stück).

Sie können aber nach der Verleihung sowohl Pokal als auch Urkunden kostenpflichtig nachbestellen.

WIE IST DER ABLAUF BEI DER PREISVERLEIHUNG , WENN ICH NOMINIERTER BIN?

Über den exakten Ablauf informieren wir Sie im Herbst 2019.

Was ist bei einer Blue Meeting Einreichung zu beachten?

Das eingereichte Event muss den Grundsätzen dieses neuen Tagungsformates folgen, welches Lebensqualität und Sinnstiftung in den Mittelpunkt rückt.

Bestehend aus 3 Ebenen – Mensch, Ort und Programm – müssen folgende Faktoren berücksichtigt und optimal aufeinander abgestimmt werden:

Der Mensch ist keine Maschine und somit zu unterschiedlichen Tageszeiten verschieden aufnahme- und leistungsfähig. Zudem soll der Ort auf den Menschen abgestimmt sein, z. B. Grünpflanzen, bewusst eingerichtete Gesprächsplätze und Sonnenlicht in den Pausen. Blue Meeting® folgt auch keinen starren Programmabläufen, sondern setzt ungewöhnliche Impulse und Faktoren zur Entschleunigung ein.

HABEN SIE NOCH WEITERE FRAGEN?

Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.

Silke Springer
springer@eventwerkstatt.at
+43 732 78 11 74 – 70
Nicole Saalberg
saalberg@eventwerkstatt.at
+43 732 78 11 74 – 50

TEILNAHME-BEDINGUNGEN.


Alle wichtigen Punkte und Eckdaten für Ihre Teilnahme am Austrian Event Award. 

TEILNAHMEBEDINGUNGEN 2019.

1.

Die Anmeldungen müssen bis 30.09.2019 vorgenommen werden.

2.

Fragen bezüglich der Anmeldungen, Einreichungen oder der Verleihung ersuchen wir schriftlich an Silke Springer oder Nicole Saalberg unter springer@eventwerkstatt.at bzw. saalberg@eventwerkstatt.at zu senden.

3.
Teilnahmeberechtigt sind österreichische Firmen, Agenturen oder Einzelpersonen, die Events organisieren, egal ob der Event im Inland oder Ausland stattgefunden hat. Es können auch Projekte ausländischer Agenturen oder Unternehmen eingereicht werden, wenn der Event in Österreich stattgefunden hat.
4.
Die für den „Austrian Event Award 2019″ eingereichten Veranstaltungen/Projekte müssen frühestens am 01.01.2018, spätestens jedoch am 31.08.2019, stattgefunden oder begonnen haben und werden erstmals für den Austrian Event Award eingereicht.
5.

Events, die wiederholt stattfinden und in ähnlicher Form in den Vorjahren schon einmal gewonnen haben, kann man für das aktuelle Jahr nur dann einreichen, wenn das Konzept einem Relaunch unterzogen wurde. 
Wichtig dabei ist, dass in der Einreichung folgende Punkte besonders herausgearbeitet werden:
„Was ist in diesem Jahr neu?“ ,„Wie wurde das Event weiterentwickelt?“
Diese Punkte werden in der Jurierung bei wiederholt durchgeführten Events besonders berücksichtigt.
Gleiches gilt beim Sonderpreis Best Event-Locations. Preisträgerlocations müssen Neuerungen aufzeigen.

6.

Die für die Jury-Bewertung notwendigen Informationen sind ordnungsgemäß und in korrekter Angabe im Einreichungstool einzugeben.
Ihre Kurzbeschreibung wird zur Vorstellung Ihres Projektes im Falle einer Nominierung herangezogen und darf auch auf der Facebook-Seite der Eventwerkstatt gepostet werden.
Für die Jury-Bewertung ist es verpflichtend, entweder ein Kurzvideo und/oder Fotomaterial nach vorgegebener Qualität/Größe/Länge einzureichen:

VIDEO
1) MAXIMALE Dauer von 1 Minute
2) Mind. 16:9, 720 p, 5000 Mbit/s
3) Ohne Sprechertexte und O-Töne (Hintergrundmusik erlaubt)
4) Keine Interviewszenarien
5) Upload auf YouTube oder VIMEO und Einfügen des Links in das Einreichungsformular.

Werden die Kriterien missachtet, können die Videos nicht berücksichtigt werden und müssen von der einreichenden Agentur nochmals überarbeitet werden!

FOTOS
1) mind. 8 Stück aber max. 15 Stück 
2) Auflösung 1920 x 1080 – 100 DPI Auflösung, RGB, 8Bit

Wird das eingereichte Projekt nominiert, wird das Foto- oder Videomaterial bei der Verleihung auf der Bühne zugespielt. Bei Videos wird die Tonspur mit einem entsprechenden Text durch einen neutralen Sprecher ersetzt (keine Zusatzkosten). Die Bildrechte müssen beim Einreicher liegen, der auch zur Gänze dafür haftet, sollte eine Copyright-Verletzung vorliegen.

7.

Der Einreicher nimmt verbindlich am Austrian Event Award teil. Mit Einreichung des Projekts stehen sämtliche Projektbestandteile, insbesondere Beschreibung des Projekts, Fotos, Videos etc. dem Veranstalter, der Eventwerkstatt, Ilk & Partner KG, zu jedweder Veröffentlichung zur Verfügung. Der Einreicher räumt der Eventwerkstatt, Ilk & Partner KG als Veranstalter eine übertragbare Werknutzungsbewilligung für alle derzeit bekannten und künftig geschaffenen Nutzungsarten, also insbesondere auch die Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte sowie die Bearbeitungsrechte, zeitlich und örtlich unbegrenzt bereits im Moment der Einreichung des gegenständlichen Projektes unentgeltlich ein.

8.

Für jeden eingereichten Event ist ein Anmeldebeitrag in Höhe von EUR 350,00 + 20% MwSt. sofort nach Vorschreibung zu entrichten. Über diesen Betrag bekommen Sie eine Rechnung zugesandt.Beginnend mit dem dritten eingereichten Event verringert sich die Anmeldegebühr auf EUR 250,00 + 20% MwSt.
Wenn Sie bis zum 31.07.2019 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 330,00 + 20% MwSt. an bzw. beginnend mit der dritten Einreichung bezahlen Sie EUR 230,00 + 20% MwSt. pro Einreichung.
Die Anmeldung gilt als verbindlich. Eine Stornierung der Anmeldung oder eine für die Jurysitzung zu späte Abgabe der Einreichunterlagen führt zu keiner Stornierung oder Rückerstattung des Anmeldebeitrages, da ansonsten eine fixe Budgetierung des Verleihungsabends nicht möglich ist.

9.
Alle von der Jury nominierten Einreichungen (je Kategorie bis zu 3 Preisträger) werden veröffentlicht. Mit der Einreichung erteilt jeder Einreicher der Eventwerkstatt, Ilk & Partner KG die Berechtigung zur Veröffentlichung dieser Unterlagen.
10.

Die Wortbildmarke und das Pokalfoto des „Austrian Event Awards“ dürfen ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters von Einreichern nicht in deren Drucksorten und Werbungen verwendet werden.
Das Anführen von Aussagen wie z.B. „Preisträger des Austrian Event Awards 2019″, „Gold beim Austrian Event Award 2019″ oder „Gewinner des Austrian Event Awards 2019″ sind selbstverständlich zulässig und dienen der Eigenwerbung des Einreichers.
Die Jahreszahl ist jedoch jeweils anzuführen. Einreicher, die dies in ihrer Kommunikation nicht berücksichtigen, können vom Veranstalter für Einreichungen in den folgenden Jahren ausgeschlossen werden.

EINREICHEN.

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